Ist-Zustandserfassung vor externer FaSi-Betreuung – Ablauf für technischen Dienstleister (Köln)
Wer eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit neu beauftragt, sollte nicht mit generischen Vorlagen starten, sondern mit einer strukturierten Ist-Zustandserfassung. In einem Mandat für einen technischen Gebäudedienstleister (Niederlassung Köln, Installation, Wartung, Außendienst) diente ein mehrseitiges Kennenlerngespräch plus Betriebsrundgang als Einstieg in die jährliche Grundbetreuung.
Abschnitt A–B erfasste Unternehmensstruktur und Tätigkeiten: Mitarbeiterzahl am Vertragsstandort, Anteil Außendienst/Montage, typische Arbeiten (Schweißen, Kältemittel, Höhenarbeit, Fahrzeugflotte). Abschnitt C klärte die sicherheitstechnische Aufstellung: interne/externe SiFa, Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer, Brandschutzhelfer, ASA-Frequenz, Einbindung von BR/SV.
Dokumentation (Abschnitt D): Liegen Gefährdungsbeurteilungen vor und wann wurden sie zuletzt aktualisiert? Betriebsanweisungen, Unterweisungsnachweise, Prüfbücher (DGUV V3, Regale), Gefahrstoffverzeichnis, Unfallbuch, Notfallplan, Arbeitsschutzprogramm. Offene Felder werden nicht kaschiert – sie werden als Maßnahmen in den Betreuungsplan übernommen.
Schulungen und Begehungen (Abschnitt E): Wann fand die letzte Sicherheitsbegehung statt? Wie ist das Unterweisungssystem organisiert (digital/Papier)? Welche Themen haben Rückstand? Branchentypisch: Kältemittel, Druckgeräte, PSA, Subunternehmer auf Kundenbaustellen.
Praxis-Tipp vor Ort: Zuerst Organisation und Verantwortlichkeiten besprechen, beim Rundgang Gefahrstoffe, Werkstatt und Lager vertiefen, am Ende offene Punkte laut mit dem Ansprechpartner bestätigen. Angeforderte Unterlagen (Organigramm, SiFa-Vertrag, GBU-Übersicht, Unterweisungsmatrix) werden für ein Follow-up-Termin nachgereicht.
Im ersten Vertragsjahr ergänzt die Ist-Zustandserfassung den Betreuungsplan: priorisierte Maßnahmen, ASA-Termine, GBU-Fortschreibung, Kick-off-Unterweisungen. So wird aus dem Angebot ein belastbarer Jahresrhythmus – nicht nur eine Stundenabrechnung.
Health and Safety+ führt Ist-Zustandserfassungen in Köln und NRW für Mittelstand und Handwerk durch – modular zur Externe Fachkraft für Arbeitssicherheit in Köln – Vorteile, Ablauf und Kosten und zum Ratgeber Arbeitsschutz im Unternehmen – Pflichten, Organisation und Praxis in NRW.