Ist-Zustandserfassung vor externer Fachkraft für Arbeitssicherheit – Ablauf (Köln)

Wer eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit neu beauftragt, sollte nicht mit generischen Vorlagen starten, sondern mit einer strukturierten Ist-Zustandserfassung. Sie ist die Basis für schriftliche Bestellung, Betreuungsplan nach DGUV Vorschrift 2 und realistische Arbeitszeit – ohne Begehung entstehen unrealistische Angebote – relevant für Betriebe in Köln und NRW.

Was gilt rechtlich?

Fall (anonymisiert): Technischer Gebäudedienstleister, Niederlassung Köln – Installation, Wartung, Außendienst. Kennenlerngespräch plus Betriebsrundgang als Einstieg in die Grundbetreuung, nicht als „Kennenlerntermin ohne Ergebnis“.

Unternehmen und Tätigkeiten: Beschäftigtenzahl am Vertragsstandort, Anteil Außendienst und Montage, typische Arbeiten (Schweißen, Kältemittel, Höhenarbeit, Fahrzeugflotte, Kundenbaustellen). Daraus leiten sich betriebsspezifische Betreuungsbausteine ab – nicht nur die Anlagen-Grundbetreuung.

Sicherheitstechnische Aufstellung: Bestehende oder geplante Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragte bei mehr als 20 Beschäftigten, Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Brandschutzbeauftragter, Frequenz des Arbeitsschutzausschusses, Einbindung von Betriebsrat und Fachkraft.

Dokumentation: Gefährdungsbeurteilungen (Stand, Vollständigkeit), Betriebsanweisungen, Unterweisungsnachweise, Prüfbücher (DGUV V3, Regale), Gefahrstoffverzeichnis, Unfallbuch, Notfallplan. Lücken werden als priorisierte Maßnahmen im Betreuungsplan geführt – nicht kaschiert.

Umsetzung in der Praxis

Begehungen und Schulungen: Datum der letzten Sicherheitsbegehung, Organisation der Unterweisungen (digital oder Präsenz), Rückstände. Branchentypisch: Kältemittel, Druckgeräte, PSA, Subunternehmer auf fremden Baustellen – Schnittstelle SiGeKo, wenn der Betrieb als Nachunternehmer tätig ist.

Ablauf vor Ort: zuerst Organisation und Verantwortlichkeiten, dann Rundgang Werkstatt, Lager, Gefahrstoffe; am Ende offene Punkte mit Ansprechpartner bestätigen. Nachgereichte Unterlagen: Organigramm, bisheriger Betreuungsvertrag, Übersicht Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungsmatrix.

Ergebnis: Betreuungsplan mit Prioritäten, ASA-Terminplan (falls mehr als 20 Beschäftigte), Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung, Kick-off-Unterweisungen – Grundlage für erstes Vertragsjahr.

Typische Mängel und Vorbereitung

Vor Vertragsstart sollten vorhandene GBU, Unterweisungsnachweise, Prüfkalender und offene Mängel aus der Vorgängerbetreuung erfasst sein – sonst fehlt die Basis für Betreuungsplan und Prioritätenliste.

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